Visão Geral E-mails
O menu E-mails é a caixa de e-mail da equipe dentro da plataforma: à esquerda, as contas de e-mail que você pode usar; no meio, as mensagens da pasta aberta; à direita, a mensagem que está sendo lida. Conhecer a tela evita procurar uma mensagem na conta ou na pasta errada.
Resumo Prático
Acesse o menu E-mails.
Clique na conta de e-mail, na coluna Contas.
Escolha a pasta, como Caixa de entrada ou Enviadas, e clique na mensagem para ler.
Para escrever, clique em Nova mensagem.
Para agir em várias mensagens de uma vez, marque as caixas das linhas e escolha a ação na barra acima da lista.
A coluna Contas
Cada conta de e-mail aparece com o nome e o endereço, e com o número de mensagens não lidas na pasta aberta.
Só aparecem as contas de e-mail que você pode usar; quem pode usar cada conta é decidido no cadastro dela, no menu Contas de E-mail.
Sem nenhuma conta, a coluna mostra "Nenhuma conta vinculada. Peça ao admin." e os botões Nova mensagem e Sincronizar agora ficam desativados.
A lista de mensagens
Nova mensagem: abre a janela para escrever um e-mail pela conta selecionada.
Sincronizar agora: o ícone ao lado de Nova mensagem busca no servidor de e-mail, na hora, as mensagens novas da pasta aberta. A conta de e-mail também busca as mensagens novas sozinha, de tempos em tempos, mesmo quando chegam muitas de uma vez; o Sincronizar agora serve para não esperar. Quando o servidor de e-mail não responde, a tela avisa "Não foi possível concluir no servidor de e-mail:", seguido do motivo.
Sincronização desligada: com a Sincronização ativa desligada no cadastro da conta de e-mail, o Sincronizar agora fica desativado, com a dica "A sincronização desta conta está desligada: ligue "Sincronização ativa" em Contas de E-mail." A Nova mensagem continua disponível.
Conta desativada: com a Conta ativa desligada, Nova mensagem e Sincronizar agora ficam desativados, com a dica "Esta conta está desativada: reative-a em Contas de E-mail para enviar e sincronizar."
Pastas: as abas acima da lista. Caixa de entrada e Enviadas são as pastas da própria caixa de e-mail, e em Enviadas fica o que a conta envia. Quando o administrador escolhe outras pastas da caixa no cadastro da conta de e-mail, elas aparecem como abas a mais, com o nome que têm no servidor de e-mail.
Cada linha da lista mostra quem enviou, a data, o assunto e o começo do texto. A mensagem não lida aparece em negrito, com uma bolinha, e o clipe indica que ela tem anexo.
A lista traz 50 mensagens por vez; Carregar mais, no fim da lista, traz as próximas.
Buscar anteriores no servidor: aparece no fim da lista, com tudo carregado, e traz da caixa de e-mail, de 50 em 50, as mensagens anteriores que ainda não estão na plataforma, inclusive as que faltam no meio da lista. Enquanto houver o que trazer, o botão continua no fim da lista; quando não há mais, ele some.
Várias mensagens de uma vez
Caixa da linha: cada mensagem da lista tem uma caixa para marcar. Com pelo menos uma marcada, a barra acima da lista mostra quantas são, como "Selecionados: 2", e as ações para elas.
Selecionar todos: marca todas as mensagens carregadas na tela. As que ainda não apareceram, abaixo de Carregar mais, ficam de fora.
Marcar como lidos e Marcar como não lidos: mudam as mensagens marcadas, também no servidor de e-mail. A tela confirma com o número, como "E-mails marcados como lidos: 2".
Arquivar selecionados: guarda as mensagens marcadas na pasta de arquivo da caixa de e-mail, e a tela confirma com "E-mails arquivados:" e o número.
Excluir selecionados: pede confirmação antes. Nas palavras da tela: "Eles vão para a lixeira do servidor de e-mail (ou são apagados, se a conta não tiver lixeira)." Com OK, a tela confirma com "E-mails excluídos:" e o número.
Limpar a seleção: desmarca tudo. Depois de cada ação, a seleção também é limpa.
A mensagem aberta
Ao abrir, a mensagem é marcada como lida, também no servidor de e-mail, e mostra o assunto, De, Para e a data. Os anexos ficam logo abaixo: clicar num anexo baixa o arquivo.
Responder: abre a resposta para quem enviou, com a mensagem original citada embaixo.
Responder a todos: abre a resposta para quem enviou e põe em cópia as outras pessoas que estavam na mensagem.
Encaminhar: abre um e-mail novo com a mensagem original e os anexos dela, para você escolher o destinatário.
Arquivar: tira a mensagem da Caixa de entrada e a guarda na pasta de arquivo da caixa de e-mail, e a tela confirma com "Mensagem arquivada". Para ver as mensagens arquivadas na plataforma, a pasta de arquivo precisa estar entre as pastas escolhidas na conta de e-mail.
Marcar como não lida: a mensagem volta a aparecer em negrito, com a bolinha, e fica como não lida também no servidor de e-mail.
Excluir: tira a mensagem da lista e a manda para a lixeira da caixa de e-mail, sem pedir confirmação.
Dúvidas Comuns
A tela E-mails mostra "Nenhuma conta vinculada. Peça ao admin.". O que eu faço? Peça ao administrador da empresa para cadastrar a caixa de e-mail ou para vincular você a uma que já existe, no menu Contas de E-mail. Enquanto isso, Nova mensagem fica desativado.
Um colega vê uma conta de e-mail que eu não vejo na tela E-mails. Cada pessoa vê só as contas de e-mail a que foi vinculada. Peça ao administrador para incluir você em Usuários vinculados daquela conta.
Uma mensagem que eu sei que chegou não aparece na tela E-mails. A conta de e-mail busca as mensagens novas sozinha, de tempos em tempos; clique em Sincronizar agora para buscar na hora. Se a mensagem estiver em outra pasta do servidor de e-mail, ela só aparece quando o administrador escolhe essa pasta na conta. Se nada novo chega, peça ao administrador para conferir se a Sincronização ativa e a Conta ativa estão ligadas no cadastro da conta de e-mail.
A conta de e-mail foi cadastrada agora e as mensagens antigas não aparecem no E-mails. Ao ser cadastrada, a conta de e-mail traz as 30 últimas mensagens que chegaram à Caixa de entrada. As anteriores continuam no servidor de e-mail: vá até o fim da lista, clique em Carregar mais até acabar e depois em Buscar anteriores no servidor, que traz 50 mensagens por clique. Repita até o botão sumir.
Faltam mensagens antigas no meio da lista do E-mails. Vá até o fim da lista, clique em Carregar mais até acabar e depois em Buscar anteriores no servidor: ele também traz as mensagens que faltam no meio da lista, 50 por clique. Repita até o botão sumir.
Dá para marcar várias mensagens do E-mails de uma vez? Dá. Marque a caixa de cada linha, ou use Selecionar todos, e escolha na barra Marcar como lidos, Marcar como não lidos, Arquivar selecionados ou Excluir selecionados. O Selecionar todos marca só as mensagens já carregadas na tela.
O Sincronizar agora mostra "Não foi possível concluir no servidor de e-mail". O que vem depois dos dois-pontos é o motivo que o servidor de e-mail devolveu, como um endereço de servidor que não existe ou um acesso recusado. Peça ao administrador para conferir os dados da conta no menu Contas de E-mail e usar o Testar conexão.
Excluí uma mensagem do E-mails sem querer. Dá para recuperar? A mensagem excluída vai para a lixeira da caixa de e-mail, de onde pode ser recuperada pelo programa ou pelo site do seu provedor de e-mail.
Abri uma mensagem no E-mails. Ela aparece como lida no meu programa de e-mail? Aparece. Abrir a mensagem na plataforma marca como lida no servidor de e-mail, e Marcar como não lida desfaz nos dois lugares.